Принять участие в выставке

Участвуем в выставке. Часть 1: подготовка

• Название компании или продукта (обычно допустимо маркетинговое название, оно не обязательно должно быть официально зарегистрировано), которое будет вывешено над стендом, написано в каталоге участников, карте-схеме павильона и в других материалах выставки.
• Короткий текст про вас (или даже несколько текстов, от 30 до 300 слов), который будет размещаться в каталогах, описании участников и т.п.

• мебель (стулья, стол, стойка/front desk) и ее количество;
• освещение (точечная подсветка);
• электрические розетки и их количество;
• интернет?
• мусорная корзина?
• ежедневная уборка?

• чтобы о вас вспомнили после выставки;
• чтобы вспомнили не только ваше название, но что вы делаете и чем можете быть полезны.

• способен свободно общаться с незнакомыми людьми (интровертов вычеркиваем);
• умеет уверенно рассказать про компанию или продукты (хотя бы по заранее выученному тексту и без технических подробностей — но с чувством, толком, расстановкой);
• достаточно крепок здоровьем, чтобы выдержать почти весь день на ногах и в разговорах.

Итак, основная подготовка к выставке на этом заканчивается. Дополнения и комментарии приветствуются, а продолжение про само участие в выставке планируется в следующей части статьи.

• выставки
• организация мероприятий

10 советов как участвовать в выставках: раскрываем секреты успеха

11 октября 2017 г.

Успех на выставках не приходит сразу, но если проблемы не решаются, то, может быть, стоит пересмотреть свои действия?

Учитывая возможности, доступные брендам в эпоху цифровых технологий, невольно возникает вопрос, насколько выставки конкурентоспособны в сравнении с новыми приёмами и формами презентации бизнеса.

При всех опасениях выставки остаются надёжным и проверенным инструментом, и вам ничто не помешает сочетать их и с новыми инструментами. К тому же, выставки остаются возможностью встретиться с вашей аудиторией лицом к лицу вне зависимости от того, это строительные выставки, туристические или выставки электроники и технологий. Да даже если выставка овощей и фруктов или детская выставка – везде ваша компания сможет получить самое большое попадание в целевую аудиторию.

Согласно исследованиям Protoplan, 46% респондентов приняли решение о покупке продукта при посещении выставки, 77% респондентов нашли новых поставщиков на выставке, а 92% посетителей отметили, что выставки – отличная возможность представить свою компанию широкой бизнес-аудитории.

Представляем вам 10 советов, которые наверняка помогут вам привести дела в нужное русло и обеспечить максимальную отдачу от участия в выставке.

Изучите выставочную статистику и каталог выставок в вашей индустрии

Объем исследований и анализ выставочной статистики, проведённые вами перед окончательным выбором в пользу того или иного выставочного мероприятия, могут повлиять на ваш опыт экспонирования. Мы не раз говорили о том, что важно выполнять «домашнее задание» перед каждой международной или региональной выставкой.

Разумеется, директор выставки может предложить вам самые заманчивые условия, но лучше, всё-таки, провести исследования и на их основании принять решение о целесообразности участия в выставке.

Если у вас есть возможность, посетите интересующую выставку в качестве посетителя, прежде чем принимать решение стать экспонентом. Таким образом, вы сможете почувствовать себя на месте гостя, посмотреть на стенды конкурентов и оценить вашу целевую аудиторию и уже на основе своих впечатлений и замеров сделать вывод об участии.

Узнайте всё об аудитории выставки

Все хорошие маркетинговые кампании начинаются с данных. Выставки им в этом ничем не уступают. Необходимо собрать максимум данных о посетителях выставки. Обычно компании пользуются данными, полученными от посетителей во время или после выставки, но лишь немногие работают на опережение.

Если организаторы выставки не предоставляют вам информацию о потенциальных посетителях и участниках мероприятия, — это тревожный звонок. Если на официальном сайте выставки нет ничего нужного, требуйте эти данные, вам важно узнать о том, какая аудитория соберется на выставке, как она будет задействована, прежде чем вы потратите свои деньги.

Обозначьте цели вашего участия в выставке

Как правило, компании концентрируются на двух целях: продажи на выставке и повышение узнаваемости бренда. Тем не менее, они сталкиваются со слишком разными показателями, которые не всегда измеримы в краткосрочной перспективе.

Посмотрите на свои задачи под другим углом! Может, вы задаетесь целью генерировать потенциальных клиентов? Или привлекать инвестиции зарубежных партнеров? А может быть, создавать новые контакты или, напротив, поддерживать хорошие отношения со старыми партнерами?

Каким бы ни был желаемый результат, помните о том, что он должен быть детально сформулирован и измерим.

Сфокусируйтесь на создании впечатления у посетителей выставки

Если ваша выставочная стратегия или план на выставку состоят в том, чтобы взять в аренду 2 квадратных метра, установить стол и баннер, советуем отказаться от этой идеи. Вам нужно поработать над качественной работой с клиентами – это именно тот опыт, на котором в скором времени сфокусируется подавляющее большинство компаний.

Вопрос даже не в том, какого выбрать застройщика стендов, сколько метров выставочной площади взять в аренду, где лучше встать по отношению к конкурентам, заранее проконтролировать монтаж и финальное оформление стендов. Оставайтесь верны себе и подумайте, как ваш стенд поможет достичь нужных результатов. Избегайте старых, избитых уловок. Сконцентрируйтесь на создании опыта, который повысит ценность опыта участника и посетителя выставки. Прочное, устойчивое впечатление имеет гораздо большее влияние, нежели мимолетное. Современные технологии, используемые на выставках Европы, Китая и, конечно, США помогут вам в достижении этой цели.

Продвигайте себя: подготовьте рекламную компанию своего участия в выставке

Конечно, организаторы выставки делают некоторые промо-мероприятия, чтобы продвигать выставку, но и вам самим нужно сделать всё возможное, чтобы люди к вам пришли. Иначе вы рискуете столкнуться с тем, что ваши стендисты и менеджеры по продажам будут скучать в одиночестве.

Независимо от того, используете вы социальные сети или e-mail рассылку,расскажите вашей аудитории о том, что вы будете на мероприятии. Например, назначьте встречу прямо на выставке или запланируйте специальное предложение, которое бы побудило их пойти на выставку, чтобы посетить ваш стенд. Это хорошая возможность обратиться к потенциальным клиентам, покупателям и прессе и предложить им встречу в новой обстановке.

Найдите выставки с возможностью участия в деловой программе

Деловая программа – важная часть выставки. А выставки, на которых вы можете выступить спикером, позволяют выиграть в конкурентной борьбе. Вам будет легче обратиться к посетителям, донести до них то, что они могли не понять при посещении вашего стенда.

Выступая перед аудиторией, не стремитесь продать что-либо. С помощью доклада вы можете воспитывать аудиторию, передавать ей свои знания и опыт. Вдохновляйте слушателей, расскажите о проблемах, которые успешно преодолели или о том, как ваш бизнес их собирается решать, поделитесь полезными советами.

Найти подходящую выставку можно в каталоге выставок на сайте Protoplan.pro, где есть информация о выставках по всему миру, информация о предполагаемом количестве посетителей и участников на основе статистики предыдущих мероприятий и официальный сайт выставки, чтобы связаться с Организатором или отправить заявку на участие. Там же можно рассчитать стоимость участия и запланировать все задачи по участию с помощью инструмента подготовки выставки ExpoPlanner. Ваш план подготовки выставки с ExpoPlanner будет готов в один клик, а все сроки по задачам автоматически настроены на сроки Организатора вашей выставки. Удобные напоминания по задачам не дадут упустить ничего. Кроме того, ваш выставочный проект всегда доступен – просто откройте его в вашем мобильном телефоне.

Разговаривайте с посетителями вашего выставочного стенда

С точки зрения посетителя было бы странным видеть, как представители компании на стенде общаются друг с другом, не обращая внимания ни на кого вокруг. И напротив, никто не любит навязчивое общение. Нужно найти правильный баланс, чтобы сделать ваш стенд местом, где ваши посетители хотели бы с вами пообщаться. Отправьте на мероприятие сотрудников, которые легко налаживают контакт и не отталкивают от себя.

Подготовьте вашу команду

Как человек, организующий выставки, вы знакомы с внутренней «кухней». Однако, не думайте, что ваша команда мыслит так же, как вы. Убедитесь, что готовите персонал к выставке правильно. Распределите роли, определите ключевые временные точки, уточните ресурсы, задачу и ответственность, которыми каждый из вашей команды обладает. Обязательно проведите тренинг для персонала перед открытием выставки.

Промо-подарки вашим партнерам и посетителям на выставке

Убедитесь в том, что посетители вашего стенда уйдут от вас не с пустыми руками. Подарком может быть всё что угодно: бесплатная пробная услуга, USB-накопитель с вашими данными и портфолио, мешок для вещей, в котором они могут переносить всё, что получили на выставке. Кстати, реклама, размещённая на таком мешке, пакете или сумке, станет вашей бесплатной рекламой.

Независимо от того, что вы предлагаете, убедитесь, насколько это полезно вашей аудитории. Исследования Protoplan показали, что 77% экспонентов говорят о том, что полезность – главная причина, которую они используют для рекламного продукта. Держите в уме, что 85% людей обратились в компании именно после того, как получили от них бесплатные бонусы во время общения на выставочном стенде или при знакомстве на деловой программе выставки.

Подумайте о продолжении работы с партнерами и потенциальными клиентами после выставки

Продолжение сотрудничества после выставки – один из самых важных моментов, поскольку вы можете оценить, насколько успешным было участие в выставке, а также закрепить отношения с клиентами, с которыми достигли договорённостей.

Не стоит после выставки пытаться навязывать каждодневное общение. Все ваши последующие действия после выставки должны иметь цель, смысл и чёткую последовательность. Только так это добавит вам ценности в глазах будущего клиента.

Выполняя эти советы и рекомендации, подготовиться к выставке будет ещё легче, а при использовании инструментов, предоставляемых Protoplan, подготовка к выставке будет простой и удобной, а результат и ROI вас приятно удивят. Попробуйте прямо сейчас!

Памятка успешного участия

Выставки — это, пожалуй, одно из самых интересных коммуникационных средств, ведь участие в экспозиции стоит на службе всех составляющих комплекса маркетинга. Несмотря на то, что специалисты считают участие в выставке относительно недорогим способом продвижения продукции, оно требует немалых затрат и усилий. Так стоит ли тратить на это деньги?

Участвовать или нет?

Прежде чем принять соответствующее решение, нужно ответить себе на несколько вопросов:

• Зачем вам нужно участвовать в выставке (каковы ваши цели)?
• К какой целевой аудитории вы можете обратиться?
• Чего вам необходимо добиться?
• Как использовать в маркетинговых целях то, что даст вам выставка?

Участвовать в экспозиции нужно, например, в тех случаях, когда вы хотите объявить о создающемся продукте, найти партнеров для совершенствования производственного процесса, открыть дилерскую сеть (если это региональная или международная выставка), усовершенствовать процесс сбыта или производственную программу.

Причины участия могут быть общие:

• увеличение объема продаж;
• контроль конкурентоспособности предприятия;
• определение экспортной способности товаров;
• изучение состояния отрасли;
• обмен опытом;
• развитие сотрудничества;
• наблюдение за конкурентами

и особые:

• проверка реакции на товар;
• презентация новинок;
• расширение ассортимента;
• проверка реакции на цены;
• развитие сбытовой сети;
• контроль эффективности существующих каналов сбыта;
• поиск региональных представителей;
• оценка новых покупательских сегментов;
• усиление имиджа предприятия;
• активизация рекламной кампании;
• расширение контактов со СМИ;
• получение данных о потребительских предпочтениях;
• проработка имеющихся контактов;
• обмен опытом.

Когда участие в выставке нецелесообразно

Как правило, это те случаи, когда ваш стенд обречен быть статичным. Если, к примеру, вся экспозиция будет состоять из текста и фотографий, более эффективной окажется рассылка потенциальным клиентам красиво оформленного цветного буклета и сопроводительного письма. Не стоит также участвовать, если вы не готовы кропотливо работать не только до начала, но и во время, а самое главное — после самой выставки. Неумение довести работу до логического конца приводит к тому, что выставки получают порой нелестные оценки, поскольку мало способствуют расширению торговли.

Если предполагается участвовать на одинаковых выставках в двух разных городах, определите, в состоянии ли вы провести две совершенно разные экспозиции, которые, предоставив вам два различных контингента посетителей, увеличат общее число клиентов? Если так, сможете ли вы использовать один и тот же стенд на обеих выставках?

Не участвуйте в выставке, если:

• ваша продукция не принадлежит к категории широко экспонируемых товаров и у вас нет особых причин выставлять ее;
• отсутствует связь между участием в экспозиции и рекламно-коммуникационной программой фирмы;
• не определены цели участия и степень важности каждой цели;
• нет четкого представления о целевой аудитории;
• ваша продукция не соответствует уровню конкурентов;
• вы не провели достойный анализ конкретной экспозиции;
• нет ресурсов для обеспечения соответствующего вашим потребностям стенда в подходящем зале;
• вы не располагаете достаточным временем для подготовки к мероприятию;
• отсутствует персонал, который мог бы заняться организацией экспозиции.

Выбор выставки

Как и в любой рекламной акции, вы должны решить для себя, какие цели вы преследуете. Какой бы привлекательной ни была выставка, участвовать в ней следует лишь тогда, когда на ней представлен интересующий вас рынок сбыта. В правильном ли месте проводится выставка? Она должна привлечь нужных посетителей и быть подходящим «полигоном для запуска» вашей продукции. Правильно ли выбрано время проведения? Выставка должна согласовываться с вашими производственными графиками и увязываться с другими рекламными мероприятиями.

Многочисленность выставок всегда дает повод:

• установить иерархию намечаемых рынков и выяснить, какие выставки проходят в имеющихся направлениях и в нужных регионах;
• проанализировать эти рынки;
• найти альтернативные решения на случай затруднений.

Чтобы оценить конкретную выставку, можно использовать следующие инструменты:

• каталоги предыдущих выставок. Из них вы узнаете, какие фирмы представляли свою продукцию в предыдущие годы, являются ли они постоянными экспонентами данной выставки и собираются ли принимать участие в предстоящем выставочном мероприятии;
• учет посетителей. В последнее время организаторы публикуют доклады о посетителях своих выставок в форме «свидетельства о посетителях». Иногда эта информация является частью тех материалов, которые устроители выставки посылают с целью заинтересовать вас в предстоящем мероприятии;
• публикации. Анализ материалов о предыдущих выставках в технической и экономической прессе даст вам полезную информацию, которая также поможет определиться, стоит ли вам участвовать в данной выставке;
• свидетельства участников. Попытайтесь найти независимый источник — участника прошлой выставки или вашего заказчика, который побывал на этой выставке в качестве посетителя. Сопоставьте их суждения с информацией из каталога и материалами прессы, и у вас будет возможность принять правильное решение.

На подготовку стенда нужно обратить особое внимание

Стенд призван выделить предприятие среди остальных, привлечь, но не быть вызывающим, пробудить интерес покупателей к себе. «С первого взгляда» стенд должен раскрывать цели вашего участия в выставке, отпечатываться в памяти как единое целое конструкции, дизайна, продукции и подчеркивать имидж предприятия. Например, продукцию высокой технологии не рекомендуется экспонировать на стенде из дерева, а продукты питания — в композициях из стали и стекла.

Важно грамотно выбрать экспонаты. Подробный перечень можно составить после того, как станет ясно, что выбранные группы продукции отвечают характеру выставки и будут исключены технические ограничения для экспонатов (недостаточная прочность пола или крупные габариты).

Подберите «правильных» людей. Необходимо, как минимум два, человека, которые будут обслуживать стенд: «директор» экспозиции, координирующий работу, и менеджер. Все специалисты на стенде должны владеть информацией о продукте, о предприятии, знать политику продвижения продукции, располагать повышенной коммуникабельностью, иметь достаточные полномочия для принятия решений.

Менеджер стенда ведет первичные переговоры с посетителями, поэтому он должен быть исключителен в плане собственного имиджа. Ведь на выставке он представляет лицо компании. Разговор на стенде должен удаться с первого раза, «второй попытки» не будет.

Менеджер должен быть не просто очень активным. Он обязан уметь выделять из толпы тех, кто может быть полезен, и непременно регистрировать посетителей (потенциальных партнеров) в журнале регистрации (рекомендуемые поля: организация, адрес, телефон/факс, имя/фамилия, сфера деятельности, доп. информация). Если на стенде несколько менеджеров, рекомендуется закрепить за ними отдельные его участки или экспонаты и написать для каждого сотрудника распорядок дня.

Стоимость

Участие в выставке — одно из самых недорогих средств маркетинговой программы. По крайней мере, затраты на рекламу в расчете оценочной стоимости на одного посетителя значительно ниже, чем в каких-либо других видах рекламы. В США затраты на участие в ярмарках и выставках составляют 18% общих расходов по маркетингу, в Германии — около 25% расходов на рекламу.

Приблизительную смету расходов необходимо составлять заранее. Примерно половину их составит арендная плата (10–15%) и затраты на оформление стенда (30–35%).

В смете должны быть учтены прямые (стоимость выставочной площади, аренда и монтаж стенда и оборудования) и дополнительные расходы:

• газ, вода, телефон, факс, мебель, холодильник, продукты, оплата услуг специалистов (дизайнеров, архитекторов), страхование, уборка мусора
• затраты на представительские цели (встречи с важными клиентами, подарки)
• выставочные экспонаты: постоянные (стационарные) экспонаты, приобретаемое имущество, сборка, хранение и проверка выставочных экспонатов, транспорт, подъемные приспособления, компенсация возможных убытков
• работа с посетителями выставки: общая реклама, каталог или справочник покупателя, реклама в специальной прессе, раздаточные материалы и техническая литература, связи с представителями СМИ и общественностью; призовые фонды
• содержание штата временных демонстраторов и служащих, а также постоянного штата сотрудников, работающих на стенде
• средства на изготовление пропусков, значков, одежды персонала; оплата услуг переводчиков
• оплата обучения и проживания персонала в гостинице, расходы на дорогу, плата за стоянку автомобилей, командировочные расходы
• затраты на охрану и услуги службы безопасности
• непредвиденные обстоятельства

Оценим эффективность

Результативность участия фирмы в выставке, как и во всем остальном, чем занимается компания, оценивается по стоимостному критерию. Успех можно измерить путем определения эффективного соотношения стоимости участия к стоимости каждого серьезного запроса. Как показывают исследования, стоимость одного делового контакта на выставке равна всего лишь третьей части затрат на проведение переговоров с кем-либо непосредственно в офисе компании.

Лучшим доказательством успешной выставки будет открытие в регионе представительства компании или организация дилерской сети. Если конечная цель — продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материалов. Однако следует помнить, что срок действия этой рекламы может растянуться на несколько месяцев.

Впрочем, положительным эффектом считается и проявленный к продукту или компании интерес: если на стенде были посетители, розданы все материалы, если есть предварительные договоренности о встречах с потенциальными партнерами, то можно сказать, что выставка удалась.

После закрытия экспозиции необходимо составить обзор посетителей, в котором подробно указать число посетителей вообще, и вашего стенда конкретно, количество розданных проспектов, заполненных анкет. Рекомендуется сделать анализ достижений и ошибок.

Кое-что о выставках

Существуют специализированные (отраслевые), универсальные, многоотраслевые выставки и выставки потребительских товаров. Специализированные выставки на порядок эффективнее универсальных при поиске партнеров и изучении рынка. Универсальные же выставки могут стать более полезными для ознакомления аудитории с продуктом.

Выставки также делятся на категории: по месту проведения (проводящиеся внутри страны и за рубежом); по частоте проведения (периодические, ежегодные, сезонные); по направлению работы (информационные, ориентированные на продажи и заказы, коммуникационные); по спросу.

Предприятие может принимать участие в выставках в качестве самостоятельного экспонента или в групповых рамках (например, в качестве одного из представителей павильона страны). Несомненно, самостоятельное участие всегда более эффективно.

Как средство, способствующее производству, продвижению и распространению продукта, выставка:

• создает предпосылки для так называемых «случайных встреч»;
• помогает положить начало или успешно продолжить расширение рынка сбыта, круга партнеров и производственной программы;
• дает множество возможностей для определения конкурентоспособности продукта;
• позволяет представить продукцию лицом и даже в действии. Выставки особенно полезны для запуска новых продуктов или проектов: показ новинки на коммерческой выставке — простой и относительно недорогой способ запустить ее в производство;
• является отличным коммуникационным средством — это шанс «вживую» пообщаться с потенциальными покупателями и партнерами. На выставке вы свободны в выборе средств привлечения людей, в состоянии использовать значительное время для индивидуальной работы с потенциальными партнерами, а также провести анализ рынка или мониторинг мнений о вашем продукте среди посетителей стенда;
• помогает наладить отношения с большим количеством представителей из других регионов и стран. На крупных выставочных мероприятиях велика вероятность привлечения крупных потребителей и торговых агентов в данной области;
• усиливает лояльность покупателей к вашему продукту, а также способствует более раскрепощенной обстановке при переговорах благодаря тому, что стороны находятся на нейтральной территории;
• повышает авторитет предприятия;
• расширяет поле для профессиональных контактов и повышения квалификации сотрудников;
• дает возможность осветить деятельность предприятия в СМИ, даже если это не было запланировано.

Важные детали

Конечно, больше всего сил потребуется непосредственно в дни выставки, но немаловажно провести грамотную работу по подготовке экспозиции. Изучите все возможные элементы оформления стенда: витрины, стеллажи, стойки, плакаты, флаги, транспаранты, мониторы с трансляцией рекламных роликов и т.д.

Приглашения потенциальным партнерам лучше всего рассылать адресно — письмом. Чем оригинальнее будет его содержимое, тем выше будут ваши шансы на успех. Если позволяет бюджет, не стоит пренебрегать рекламой в СМИ вашего участия в выставке.

В процессе подготовки экспозиции необходимо составить перечень выставляемой продукции, журнал регистрации посетителей, анкету для опроса посетителей, план выставочного стенда (варианты конструкций: 3×3, 4×3, 6×3, 6×4, 6×6 м). Для оформления стенда, безусловно, лучше пригласить профессионального дизайнера. Наиболее удачное положение для стенда — напротив и справа от главного входа, на центральных внутренних проходах, ближе к активным экспонентам. Избегайте размещения стенда вдали от проходов, позади больших колонн и лестниц, «спиной» к площадкам активных действий.

Располагая экспонаты, обратите внимание на движение основного потока посетителей. Поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатами. На стенде необходимо предусмотреть наличие склада, комнаты переговоров, мест для отдыха, приготовления еды. Если ваши экспонаты обладают особыми техническими характеристиками, позаботьтесь о них заранее: вашим изделиям, к примеру, может потребоваться особое электропитание, а крупногабаритное и тяжелое оборудование нужно будет доставлять в павильон особым транспортом.

Не забудьте о коммуникационной функции выставки. Возможно, перед вами встанет необходимость провести пресс-конференцию. Заранее продумайте, зачем она нужна, сколько человек примет в ней участие, кто будет выступать, когда ее нужно проводить и т. д. Если вами заинтересуются СМИ, особенно радио или телевидение, к интервью нужно подготовиться с особой тщательностью: продумать не только формулировки и тему беседы, но и ваш имидж.

Источник информации – еженедельник «Директор-инфо» №6

Как сделать участие в выставке эффективным

• Как подготовиться к выставке
• Сколько стоит участие в выставке
• Какие ошибки руководителей делают участие в выставке неэффективным
• Что необходимо сделать после завершения выставки

Также Вы прочитаете:

• Почему руководство компании Ralf Ringer решило не участвовать в крупной международной обувной выставке;
• Кто в компании Avaya принимает решение об участии в выставке;
• Расчетный пример: как определить оптимальное количество сотрудников для работы на выставке.

• представить свою компанию;
• приобрести новых клиентов, укрепить связи с имеющимися;
• найти партнеров для развития бизнеса;
• провести исследование конкурентов;
• расширить общественные связи (поскольку в выставках участвуют крупнейшие отраслевые ассоциации, союзы, правительственные учреждения, общественные объединения, СМИ).

• тематику выставки (состав участников и посетителей);
• престижность (удостоена ли выставка знака UFI1);
• сроки проведения (насколько они сочетаются с остальными маркетинговыми мероприятиями);
• стоимость участия (оправдывает ли она предполагаемый результат).

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Говорит Генеральный Директор

Татьяна Бичанина | Генеральный Директор рекламной студии Reality, Санкт-Петербург

Рассказывает практик

Анастасия Татулова | Директор по маркетингу компании Ralf Ringer, Москва

Говорит Генеральный Директор

Дмитрий Кондратьев | Генеральный Директор компании Avaya в России и СНГ, Москва

Рассказывает практик

Анастасия Татулова | Директор по маркетингу компании Ralf Ringer, Москва

Говорит Генеральный Директор

Игорь Битков | Генеральный Директор ЗАО «Северо-Западная лесопромышленная компания», Санкт-Петербург

Как принять участие в выставке?

• Полноценное участие (собственный стенд). Рекомендуется компаниям, которые являются лидерами своего рынка и не намерены терять эту позицию.
• Заочное участие или кооперация с партнерами (размещение на стойках или раздача промоутерами материалов о Вашей компании). Такой способ участия, на мой взгляд, лучше использовать на региональных или смежных выставках (см. пример из нашей практики: Эффективность смежных выставок).
• Спонсорство (совместные рекламные кампании, выпуск пригласительных и выставочных каталогов, организация деловых программ и т. д.);
• Участие в деловой программе выставки: презентации, конференции, круглые столы, семинары, которые Ваша компания может проводить и организовывать, не имея собственного стенда.

Этап 2. Подготовка к выставке

• подготовка стенда;
• подготовка раздаточных материалов;
• отбор и подготовка персонала;
• информирование клиентов и партнеров.

Подготовка стенда. Важно определить основные параметры стенда:

Говорит Генеральный Директор

Татьяна Бичанина | Генеральный Директор рекламной студии Reality, СанктПетербург

Выбор места напрямую зависит от бюджета выставки. Конечно, чем ближе ко входу в павильон будет находиться Ваш стенд, чем он будет заметнее и крупнее, тем лучше. Но, как правило, посетители так или иначе обходят всю экспозицию, поэтому при грамотном оформлении стенд почти в любом месте даст эффект.

Подготовка рекламных и информационных материалов

Выставочные термины

Выставка (торгово-промышленная) – краткосрочное мероприятие, на котором значительное количество компаний демонстрируют свои товары и услуги. Экспонент – компания, которая представляет на выставке свою продукцию с целью поиска покупателей или партнеров для совместной деятельности. Выставочное предприятие – юридическое лицо, которое занимается организацией и проведением выставок либо отдельных экспозиций в составе выставок.

Организатор – арендатор (на краткосрочной или долгосрочной основе) выставочных площадей у их собственника, передающий эти площади в субаренду другим лицам (включая выставочные предприятия).

Стенд – необходимая для участия в выставке площадь с элементами конструкций и оформления, который устроитель выставки предоставляет в аренду заинтересованному участнику. Измеряется в кв. м.

Стендист – человек, постоянно присутствующий на стенде с целью представления своей компании.

Говорит Генеральный ДиректорТатьяна Бичанина | Генеральный Директор рекламной студии Reality, СанктПетербург

Этап 3. Составление сметы расходов

• регистрационный сбор;
• изготовление стенда;
• оплату выставочной площади и дополнительного оборудования (например, для демонстрации видеофильмов);
• изготовление рекламно-информационной и сувенирной продукции;
• зарплату наемного персонала.

Этап 4. Работа на выставке

Сколько человек нужно для участия в выставке

Говорит Генеральный Директор

Дмитрий Кондратьев | Генеральный Директор компании Avaya в России и СНГ, Москва

Этап 5. Работа после выставки

Ошибки руководителей

1. Ставка на имидж. Даже известной компании не стоит делать ставку исключительно на имидж. Интересный стенд и хорошо организованные развлекательные мероприятия не будут эффективными, если Вы не подготовили полноценной информации о деятельности предприятия. Выставка – это прежде всего общение с людьми: поиск новых клиентов и партнеров. Если Вам нечего будет им сказать, то компанию не воспримут всерьез.

2. Абсолютное доверие. Не всегда можно верить данным организаторов, партнеров, знакомых. Если Вы планируете участвовать в выставке, например, в следующем году, то нужно посетить аналогичную выставку в этом году.

3. Участие ради участия. Если компании нечем выделиться, у нее нет никаких новых предложений, то в выставке участвовать не стоит. Вы будете блекло выглядеть на фоне конкурентов, что может испортить репутацию.